Changer de logiciel de courtage est une décision importante et implique souvent un chantier conséquent. Pourtant, ce n'est généralement pas la question du nouvel outil qui préoccupe le plus les cabinets… mais celle de la migration des données !
Comment récupérer des années d'historique clients ? Que deviennent les contrats, les documents, les échanges ou les tâches en cours ? Faut-il tout ressaisir manuellement ? Et si certaines informations étaient perdues pendant la migration ?
Ces interrogations sont parfaitement légitimes. La bonne nouvelle, c'est qu'une migration bien préparée permet de reprendre l'essentiel de vos données de manière fiable, qu'elles proviennent d'un fichier Excel ou d'un ancien CRM.
Voici les étapes clés pour réussir votre migration en toute sérénité. ↓
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Pourquoi la migration des données est source d'inquiétude ?
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Quelles données peut-on reprendre ?
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Excel ou ancien CRM : deux migrations très différentes
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Une migration est aussi l'occasion de faire le ménage
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Les critères à vérifier avant de choisir un logiciel de courtage
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Comment se déroule une migration ?
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Une migration réussie, c'est aussi préparer l'avenir
Pourquoi la migration des données est souvent source d'inquiétude ?
Pour de nombreux courtiers (et distributeurs d'assurance au sens large), le CRM concentre le cœur de leur activité. Il contient toutes les fiches assurés et prospects, les contrats, les informations commerciales, tous les historiques d'échanges, les tâches en cours, les documents administratifs et réglementaires, etc.
Le fait de changer d'outil donne parfois l'impression de repartir de zéro et surtout génère une crainte : celle de perdre des données en cours de migration. Cette crainte est encore plus forte lorsque le cabinet utilise depuis plusieurs années :
- plusieurs fichiers Excel ;
- différents logiciels compagnies ;
- un ancien CRM peu évolutif ;
- des dossiers partagés sur un serveur...
Au fil du temps, les données se retrouvent souvent dispersées.
→ L'objectif d'une migration n'est donc pas simplement de déplacer ces informations, mais de les restructurer afin de repartir sur des bases saines.
Quelles données peut-on reprendre ?
Contrairement aux idées reçues, une migration ne se limite pas aux coordonnées des clients. Selon votre logiciel actuel, il est généralement possible de reprendre :
- les fiches clients et prospects ;
- les contacts ;
- les contrats ;
- les compagnies ;
- les apporteurs ;
- les historiques commerciaux ;
- les tâches et opportunités ;
- les documents ;
- les notes ;
- certains historiques d'activité.
→ Besoin d'un outil qui centralise toutes ces informations ?
À noter que chaque projet est différent. Le niveau de reprise dépend donc de la qualité des données existantes et des possibilités offertes par votre ancien logiciel.
→ L'objectif reste toujours le même : conserver ce qui a de la valeur tout en supprimant les informations devenues inutiles.
Excel ou ancien CRM : deux migrations très différentes
Cas n°1 : vous travaillez principalement avec Excel
Beaucoup de cabinets utilisent encore des fichiers Excel pour gérer leur portefeuille d'activité. Ces fichiers sont souvent très utiles… mais rarement homogènes. On y retrouve fréquemment :
- des doublons ;
- des colonnes différentes selon les fichiers ;
- des formats de dates variés ;
- des informations mélangées dans une même cellule ;
- des données incomplètes.
Avant l'import, un travail de nettoyage est généralement nécessaire. Cette étape permet de standardiser les informations afin qu'elles soient correctement intégrées dans le nouveau logiciel.
→ Une fois cette préparation réalisée, l'import est rapide et fiable.
Cas n°2 : vous utilisez déjà un ancien CRM
Ici, la logique est différente : les données sont généralement déjà structurées. L'enjeu consiste alors à établir des correspondances entre les deux logiciels.
Par exemple :
- les champs "Téléphone" ;
- les statuts clients ;
- les contrats ;
- les activités ;
- les documents.
→ Un bon éditeur de logiciel de courtage réalise cette cartographie en amont afin d'éviter toute perte d'information.
Une migration est aussi l'occasion de faire le ménage
Attention : migrer l'ensemble de ses données sans réflexion est rarement une bonne idée.
Avec les années, les bases de données s'alourdissent naturellement : prospects inactifs, doublons, contrats résiliés, informations obsolètes...
Changer de logiciel est donc une excellente occasion de repartir sur une base plus propre. Cette phase permet notamment de :
- supprimer les doublons ;
- harmoniser les informations ;
- corriger certaines erreurs ;
- compléter les données manquantes ;
- uniformiser les catégories.
→ Une base de données de qualité facilitera ensuite la recherche d'informations, les campagnes commerciales et le pilotage du portefeuille.
Les critères à vérifier avant de choisir un logiciel de courtage
Tous les logiciels de courtage ne proposent pas le même niveau d'accompagnement. Avant de vous engager, voici quelques questions à vous poser...
Le logiciel est-il capable d'importer vos données ?
Certains outils proposent un import basique. D'autres en revanche, disposent de véritables assistants de migration capables de reprendre automatiquement une grande partie des informations.
Pensez à vérifier les formats compatibles :
- Excel ;
- CSV ;
- exports CRM ;
- bases SQL si nécessaire.
L'éditeur vous accompagne-t-il pendant la reprise ?
La réussite d'une migration dépend autant de l'outil que de l'accompagnement. Un bon éditeur doit pouvoir :
- analyser vos données existantes ;
- identifier les points de vigilance ;
- préparer les imports ;
- réaliser des tests ;
- valider les résultats avec vous.
Vous ne devez jamais (au grand jamais) avoir le sentiment d'être seul face à vos fichiers !
La migration est-elle testée avant la mise en production ?
Une migration sérieuse ne s'effectue jamais directement sur votre environnement de travail. Des imports de test permettent de vérifier :
- la qualité des données ;
- les correspondances ;
- les éventuelles anomalies ;
- le bon fonctionnement des automatisations.
Ces essais permettent d'aborder la mise en production avec beaucoup plus de sérénité.
Vos données resteront-elles accessibles ?
Même après la migration, il peut être utile de conserver un accès à certaines archives. Assurez-vous que votre nouvel éditeur prévoit :
- un archivage sécurisé ;
- des exports possibles ;
- une réversibilité des données.
Vos informations restent votre propriété n°1.
Comment se déroule une migration ?
Même si chaque projet est spécifique, la plupart des migrations suivent les mêmes étapes.
1. Audit des données existantes
Le prestataire analyse les sources disponibles :
- Excel ;
- ancien CRM ;
- logiciels métiers ;
- documents.
2. Préparation des données
Nettoyage. Suppression des doublons. Uniformisation. Contrôle qualité.
3. Mapping des champs
Chaque information est associée au bon emplacement dans le nouveau logiciel.
4. Import de test
Une première migration est réalisée afin de vérifier le résultat. Les éventuelles corrections sont apportées.
5. Migration définitive
Les données sont intégrées dans le nouvel environnement. Les équipes peuvent alors commencer à travailler sur une base fiable.
6. Formation et accompagnement
Une fois les données reprises, les utilisateurs sont formés afin de tirer pleinement parti du nouveau logiciel.
→ La réussite d'un projet repose autant sur l'adoption des équipes que sur la qualité de la migration.
Une migration réussie, c'est aussi préparer l'avenir
L'objectif d'un nouveau logiciel n'est pas uniquement de conserver vos données. Il doit vous permettre de mieux les exploiter.
Une fois les informations centralisées, vous pouvez :
- retrouver instantanément un dossier ;
- automatiser certaines tâches ;
- suivre votre activité en temps réel ;
- segmenter votre portefeuille ;
- améliorer votre devoir de conseil ;
- renforcer votre conformité ;
- développer plus facilement votre activité.
→ La migration devient alors un véritable investissement pour l'avenir de votre cabinet de courtage en assurance.
Comment Lya facilite la reprise de vos données
Migrer vers un nouveau logiciel de courtage n'est plus un projet aussi complexe qu'il pouvait l'être il y a quelques années.
Avec une méthode structurée, un nettoyage préalable des données et un accompagnement adapté, il est possible de reprendre efficacement les informations issues d'Excel ou d'un ancien CRM.
Chez Lya, nous savons que la migration est souvent un frein au changement. C'est pourquoi nous avons conçu un accompagnement dédié et les outils indispensables pour sécuriser cette étape.
Nos équipes analysent vos fichiers Excel ou les données issues de votre ancien CRM, préparent les imports, réalisent des tests et vous accompagnent jusqu'à la mise en production. L'objectif est simple : vous permettre de retrouver rapidement vos assurés, vos contrats et votre historique, sans ressaisie ni interruption de votre activité.
Parce qu'un changement de logiciel ne devrait jamais être synonyme de perte d'informations, nous faisons de la reprise de données une étape maîtrisée, progressive et rassurante !
Réussissez votre migration en toute sérénité avec Lya !
Photo de BoliviaInteligente ; Nick Brunner ; Growtika