La rentrée peut être un moment stressant, surtout lorsque l'on est à la tête de sa propre activité. Il faut se remettre dans le bain (et ce n'est plus une eau turquoise), reprendre les dossiers en cours, répondre aux mails en attente... Et le courtier en assurance n'échappe pas à la règle !
Heureusement, en mettant quelques actions simples en place, il est possible d'anticiper et de bien préparer sa rentrée. Si vous avez un CRM, c'est le moment de l'utiliser à plein régime ! On vous explique comment...
- Anticiper et laisser la main sur vos dossiers
- Créer votre to-do list spéciale rentrée
- Préparer le terrain de la prospection
- Faire le "ménage d'été"
- Organiser les événements de la rentrée
1. Avant les vacances : on délègue ses dossiers clients
L'anticipation est la clé d'une gestion efficace de vos contrats d'assurance. Si vous travaillez en cabinet avec une équipe à vos côtés, organisez-vous en amont et déléguez les tâches qui ne peuvent pas attendre votre retour de vacances. Cette anticipation vous aidera non seulement à partir sereinement en vacances, mais permettra aussi d'assurer une continuité du suivi client, même en votre absence.
L'importance de la délégation
La délégation est une compétence clé dans bien des activités. C'est d'ailleurs l'un des vecteurs d'une équipe seine, qui sait collaborer et se soutenir. Avant de partir en vacances, prenez le temps de définir clairement qui sera responsable de quel dossier en votre absence. Assurez-vous que chaque collaborateur dispose de toutes les informations nécessaires pour assurer le suivi du dossier.
Comment votre CRM peut-il vous aider ?
Par définition, le CRM est un système de gestion de la relation client est conçu pour centraliser dans une même plateforme toutes les informations relatives à vos clients et prospects.
Non seulement le CRM vous permet de suivre l'évolution de chaque dossier en temps réel, mais il facilite aussi le partage d'informations avec vos collaborateurs. Ainsi, chacun d'entre-eux peut accéder aux dossiers qui leur sont assignés et poursuivre les tâches pendant votre absence.
Dans ce contexte, le gros avantage du CRM, c'est qu'il assure la traçabilité de tout ce qui est réalisé sur le dossier. Chaque action et chaque interaction réalisée est enregistrée, ce qui permet d'avoir un historique détaillé. Cela facilite grandement la compréhension et le suivi du dossier (surtout s'il est géré à plusieurs) et limite la perte d'informations. Ainsi, vous et vos collaborateurs pouvez savoir exactement où en est quel dossier et à quel moment, y compris à votre retour de vacances !
2. On créé une liste de tâches spéciale rentrée
La préparation d'une liste de tâches pour la rentrée peut-être une bonne solution pour anticiper votre retour de vacances et être sûr de ne rien oublier. C'est un conseil d'organisation simple mais puissant qui peut faire la différence dans la gestion de votre charge de travail et votre charge mentale.
La sérénité grâce à l'organisation
Préparer une to-do list spéciale rentrée vous permettra de reprendre le travail en toute sérénité. Vous n'aurez pas à vous soucier de ce qui a été oublié ou négligé pendant votre absence. Vous pouvez vous concentrer sur l'accomplissement de vos tâches sans stress et avec une vision claire de ce qui doit être fait. Et ça, on dit oui !
Comment votre CRM peut-il vous aider ?
En plus d'être un outil de gestion client, le CRM est un excellent outil de gestion des tâches, puisque vous pouvez attribuer des tâches spécifiques à chaque dossier.
Vous pouvez aller plus loin : le CRM vous permet de définir des échéances pour chaque tâche, de les hiérarchiser entre elles et de les attribuer à des membres de votre équipe si besoin. À votre retour de vacances, vous savez ce qui doit être fait, quand et par qui.
Enfin, le CRM offre une visibilité sur l'avancement de chaque tâche. Cela vous donne une vue d'ensemble de votre charge de travail et vous permet d'ajuster la répartition des tâches si nécessaire.
3. Préparer le terrain de la prospection en vue de la rentrée
Ce n'est pas parce que l'été est une période creuse pour la prospection, qu'il ne faut pas s'en soucier pour autant, au contraire ! La période estivale est un moment propice pour préparer le terrain en vue de la reprise. Préparer en avance cette phase - essentielle pour votre activité de courtage en assurance - garantit une reprise efficace dès les premiers jours de la rentrée.
Définissez vos cibles
La première étape de la préparation de votre prospection est de définir précisément qui sont vos cibles. Il peut s'agir de nouveaux prospects, mais également de clients existants, susceptibles de souscrire à de nouveaux contrats ou de renouveler leurs contrats actuels. Pour cela, il faut comprendre leurs besoins et anticiper leurs attentes pour leur proposer les solutions d'assurance les plus adaptées.
Planifiez vos actions
Une fois vos cibles définies, planifiez les actions que vous allez entreprendre pour les atteindre. Cela peut impliquer des appels à passer, des emails à envoyer, des relances à faire, des rencontres à organiser, etc.
Comment votre CRM peut-il vous aider ?
Votre CRM sera d'une aide précieuse à cette étape. En analysant les données collectées, vous identifiez les profils de clients/prospects les plus intéressants pour votre activité et définissez les meilleures stratégies d'approche. De la même manière, il vous permet de planifier vos actions, d'attribuer des tâches à votre équipe et d'en suivre l'évolution.
4. Profiter des vacances pour faire le tri dans ses contrats et mettre à jour les dossiers clients
Tout au long de l'année, les dossiers clients s'accumulent, les contrats se renouvellent et les informations évoluent. Des informations que l'on ne prend pas toujours le temps de mettre à jour... Et si vous profitiez de l'été et de ses périodes plus calmes pour faire le ménage ?
Mise à jour des dossiers
C'est le moment de vous plonger dans chaque dossier client pour vérifier les informations générales, les détails du contrat, les notes, etc.
Suppression des doublons
Dans la précipitation, il peut arriver que certaines informations soient enregistrées en double. Ces doublons peuvent porter à confusion et rendre plus complexe la gestion de vos dossiers. Prenez le temps pendant vos vacances de vérifier vos fichiers et de supprimer les éventuels doublons. Cela rendra vos dossiers plus clairs et plus faciles à gérer.
Archivage des contrats anciens
Au fur et à mesure que vous concluez de nouveaux contrats, les anciens contrats peuvent s'accumuler et encombrer vos dossiers. Triez ces contrats et archivez ceux qui ne sont plus actifs. Cela vous permettra de gagner de l'espace et de rendre vos dossiers plus lisibles. Par ailleurs, un bon archivage vous permettra de retrouver plus facilement un contrat ancien si besoin.
Comment votre CRM peut-il vous aider ?
L'utilisation d'un CRM peut faciliter le tri et la mise à jour de vos informations clients, d'autant plus qu'il centralise toutes ces informations. Après ce "ménage d'été", vous aurez une vision claire de votre portefeuille clients et pourrez vous concentrer sur vos tâches sans être distrait par des dossiers désorganisés ou obsolètes.
5. Préparer les RDV du Courtage à Paris
Les Rendez-vous du Courtage à Paris, c'est l'événement du courtage à ne pas manquer ! Et cela tombe bien puisqu'il aura lieu les 19 et 20 septembre !
C'est une occasion unique d'échanger avec des professionnels du métier, de décrocher des opportunités business et de se tenir au courant des dernières actualités du marché. Pour en tirer le meilleur parti, préparez-vous !
Identifiez vos interlocuteurs
Avant le jour J, il est essentiel de savoir en amont qui vous souhaitez rencontrer. Cela peut être des clients potentiels, des partenaires d'affaires, des experts du secteur ou des prescripteurs. Une fois que vous avez identifié ces personnes, faites des recherches sur leur profil et leur activité pour être en mesure d'avoir des échanges pertinents.
Définissez vos objectifs
De même que les personnes que vous souhaitez rencontrer, définissez vos objectifs. Cela peut être le fait de développer votre réseau, de chercher de nouveaux partenariats ou de promouvoir vos services. En ayant des objectifs clairs, vous pourrez planifier votre temps efficacement et vous concentrer sur ce qui est important pour votre activité.
Planifiez votre visite
Enfin, afin d'optimiser votre temps de présence lors de l'événement, il est recommandé de planifier votre visite à l'avance. Cela inclut la liste des stands à visiter, les conférences auxquelles assister et les rencontres à organiser. D'ailleurs, prévoyez du temps pour des rencontres imprévues et des opportunités de networking spontanées.
Vous êtes courtier en assurance et souhaitez optimiser la gestion de votre activité ? Découvrez notre CRM d'assurance Lya Courtage et préparez votre rentrée en toute sérénité !
Photo de Marten Bjork ; Kelly Sikkema ; Toms Rīts
