Pour gérer leur activité, les courtiers en assurance utilisent différents outils pour réaliser leurs missions quotidiennes. Que ce soit pour le stockage des informations, la réalisation des devis, la recherche d'information, la comptabilité ou la gestion des dossiers, ces outils s'avèrent vite indispensables pour le courtier une fois qu'il les a pris en main.
Pour nous en parler, Wilfrid Millet et Pierrick Fournier, les fondateurs du cabinet Komon Courtage, témoignent.
- Les outils pour l'organisation
- Les outils juridiques
- Les outils de comptabilité
- Les outils pour les rendez-vous client
- Les outils pour gérer son activité
Les outils pour organiser son activité de courtage en assurance
Comme pour toute activité professionnelle, le courtier en assurance a besoin d'outils de base (mais non moins indispensables) pour organiser ses journées. Parmi ces outils, on retrouve :
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La boîte mail : la messagerie électronique est l'outil fondamental pour la communication et la gestion des contacts professionnels. En tant que courtier, vous utilisez votre boîte mail pour converser avec vos clients, les compagnies d'assurance et d'autres parties prenantes.
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L'agenda en ligne : un outil précieux pour planifier et organiser vos rendez-vous, réunions et autres tâches quotidiennes. Vous gérez efficacement votre son emploi du temps et évitez les conflits de programmation, surtout si vous travaillez à plusieurs.
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Le serveur de stockage des fichiers : vous gérez un (très) grand nombre de documents, tels que les devis, les contrats, les polices d'assurance et les formulaires. Un serveur de stockage des fichiers sécurisé et bien organisé est crucial pour conserver ces documents de manière ordonnée et accessible. Il permet de classer et de retrouver facilement les fichiers nécessaires, tout en garantissant leur confidentialité.
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Les outils de présentation : des outils de présentation, tels que PowerPoint, permettent au courtier en assurance de créer des supports visuels pour ses réunions, ses présentations et ses propositions commerciales. Ces outils facilitent la communication des informations clés de manière visuellement attrayante et professionnelle, ce qui aide à captiver l'attention des clients et à transmettre efficacement les messages importants.
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Les outils de téléphonie en ligne : les outils de téléphonie en ligne, vous offrent une solution pratique pour gérer appels entrants. Ils vous permettent aussi d'enregistrer les conversations et d'accéder à des fonctionnalités supplémentaires telles que la messagerie vocale et le transfert d'appels, le tout pour une communication professionnelle et fluide.
Comment ça se passe chez Komon Courtage ?
W.M : "Chez Komon, nous utilisons la version payante de Pack Office, en particulier pour SharePoint, l'outil sur lequel nous stockons l'ensemble de nos document (devis, études, modèles divers, documents comptables...). Nous utilisons également PowerPoint pour nos présentations commerciales. Enfin, pour la messagerie et l'agenda, nous utilisons Outlook."
Les outils pour être en phase avec le cadre juridique
Le courtage en assurance est une activité soumise à un cadre juridique strict, et il est essentiel pour les courtiers d'être en phase avec ce cadre pour exercer leur métier de manière précise et professionnelle. Voici pourquoi ils vous sont indispensables au quotidien :
- Pour le suivi des réglementations : vous devez vous tenir constamment informés des réglementations en vigueur, ainsi que des évolutions législatives à venir. Les outils numériques tels que les éditions législatives et les éditeurs juridiques vous seront d'une grande aide dans cette tâche. Ils permettent d'accéder rapidement aux informations juridiques pertinentes, de les rendre accessibles et organisées, facilitant ainsi la compréhension et l'application des réglementations.
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Pour la gestion des spécificités juridiques des clients : chaque client peut avoir des spécificités juridiques propres, comme son statut juridique, les conventions collectives dont il dépend... Les outils juridiques et les ressources en ligne permettent aux courtiers d'accéder à ces informations spécifiques et de les prendre en compte lors de la proposition de contrats d'assurance adaptés à chaque besoin.
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Pour le respect des obligations légales : le courtage en assurance implique de nombreuses obligations légales, notamment en matière de transparence, de protection des données personnelles et de devoir de conseil envers les clients. Certains outils accompagnent les courtiers pour les aider respecter ces obligations, notamment via la tenue de registres, la gestion des consentements, la sécurisation des données...
Comment ça se passe chez Komon Courtage ?
W.M : "Au cabinet, nous utilisons au quotidien Éditions Législatives, l'éditeur juridique qui donne accès à toutes les informations relatives aux conventions collectives, de manière lisible et organisée. Nous nous servons également beaucoup de Légifrance pour consulter tous les textes législatifs directement à la source."
Les outils de comptabilité
Viennent ensuite les logiciels de comptabilité, un incontournable pour la gestion d'une activité, quelle qu'elle soit. En tant que courtier en assurance, vous avez besoin d'un suivi précis de vos revenus et de vos dépenses. Un logiciel comptable fiable vous permettra de gérer efficacement votre comptabilité en enregistrant et en classant l'intégralité de vos factures et de vos transactions financières. Cela facilite la création de rapports financiers clairs et précis, vous permettant d'avoir une vision globale de la santé financière de votre entreprise.
Comment ça se passe chez Komon Courtage ?
W.M : "Pour gérer notre comptabilité et notre facturation, nous utilisons la plateforme Mon Expert en Gestion, un outil collaboratif de pré-comptabilité, facile à prendre en main."
Les outils pour gérer ses rendez-vous à distance
En quelques années, l'utilisation d'outils de visioconférence est devenue essentielle pour les courtiers en assurance. Voici pourquoi :
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Communiquer à distance : la visioconférence vous permet de communiquer efficacement avec vos clients, peu importe l'endroit où ils (vous) se trouvent. D'ailleurs, vous évitez de perdre du temps dans les transports et des frais de déplacement.
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Flexibilité et disponibilité : la visioconférence vous offre une grande flexibilité. Vous pouvez facilement planifier vos réunions à des moments qui vous conviennent à vous et à vos clients et ce, même à la dernière minute. Cela permet de vous adapter aux emplois du temps chargés, de faciliter la prise de rendez-vous et d'améliorer votre disponibilité.
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Collaborer en temps réel : les outils de visioconférence facilitent la collaboration en temps réel entre vous, vos clients et les compagnies d'assurance. Vous pouvez partager des documents, des devis, des formulaires et d'autres informations, directement pendant la réunion virtuelle. Cela permet d'examiner ensemble les détails, de répondre aux questions en temps réel et de prendre des décisions éclairées, tout en garantissant transparence et clarté.
Comment ça se passe chez Komon Courtage ?
W.M : "Nous réalisons la majorité de nos rendez-vous à distance. Pour cela, nous utilisons essentiellement Teems, parfois Zoom ou Google Meet."
Les outils pour gérer ses contrats
Dernier outil indispensable pour tout courtier en assurance qui souhaite développer son activité : le CRM ou tout logiciel de gestion de la relation client. Il présente plusieurs avantages :
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La gestion efficace des données clients : il est essentiel pour vous de gérer efficacement les informations relatives à vos clients et prospects. Un CRM permet de centraliser toutes ces données, les historiques de communication, les contrats, les documents, etc. Cela facilite la recherche et la consultation des informations clients, pour mieux répondre à leurs besoins et leur offrir un service personnalisé.
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L'automatisation des tâches : le CRM, ou un logiciel de gestion, offre automatise un grand nombre de tâches, ce qui vous fait de gagner du temps et optimise toutes vos démarches. Les tâches récurrentes (rappels, relance, envoi de documents...) peuvent être automatisées, ce qui vous libère du temps pour vous concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée (comme le conseil client).
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La gestion des opportunités commerciales : un CRM facilite la gestion des opportunités commerciales en regroupant les prospects et leur évolution dans le process de vente. Vous pouvez ainsi gérer les devis, effectuer des prévisions de revenus et analyser vos performances commerciales.
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La collaboration et le partage d'informations : les outils en ligne, et notamment les CRM, vous aident à travailler en collaboration avec vos équipes. Ils permettent de partager des informations clients, de suivre les activités de chacun, de collaborer sur des dossiers partagés et de travailler de manière plus coordonnée.
Comment ça se passe chez Komon Courtage ?
W.M : "Pour le suivi des dossiers clients, la gestion des contrats et le suivi des interactions, nous utilisons Lya Courtage. Avec le développement de notre activité et l'augmentation du nombre de dossiers à gérer, nous avons dû revoir la répartition de la charge de travail. Le CRM d'assurance Lya Courtage nous permet de renseigner toutes les tâches effectuées sur un dossier, quel que soit celui qui est intervenu. Désormais, nous retrouvons facilement les dossiers et les informations clients et c'est un gain de temps évident au quotidien."
Et si vous passiez à Lya Courtage ?
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Photo de Barn Images ; Windows ; Scott Graham
