Créer une base de données clients excel : la fausse bonne idée ?

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Dec 27, 2023 8:00:00 AM
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tableur

La gestion efficace de la base de données client revêt une importance cruciale pour un courtier en assurance cherchant à développer son cabinet. En phase de lancement d’entreprise, si de nombreux professionnels ont traditionnellement recours à Excel pour cette tâche, il est essentiel de souligner les limitations de cette approche. Dans cet article, nous explorerons les 3 raisons pour lesquelles la base de données client sur Excel n'est pas une solution optimale et pourquoi l'adoption d'un logiciel CRM (Customer Relationship Management) peut transformer la façon dont les courtiers en assurance gèrent et développent leurs relations avec les clients.

  • Optimisation de la relation client
  • Efficacité de la collaboration en équipe
  • Gestion optimale des données

Optimisation de la relation client

Manque de fonctionnalités : risque de perte d’infos

Excel, en tant qu'outil de tableur, n'a pas été conçu spécifiquement pour la gestion des relations client. Et pour cause, ce n’est pas sa vocation. Les fonctionnalités limitées pour le suivi des interactions, la gestion des tâches et la personnalisation des données rendent difficile la création d'une base de données client complète et fonctionnelle. Cela peut rendre le travail de consolidation de la donnée client compliqué et cela peut même mettre en péril la véracité des informations qui peuvent être attribuées à un autre client suite à une mauvaise manipulation. Structurer, ordonner, rechercher des infos peut vous prendre du temps, de l’énergie et grignoter sur votre patience disponible. Vous pouvez à ce titre perdre un temps précieux, que vous ne pourrez pas dédier au cœur de votre métier : le devoir de conseil et l’accompagnement.  

Inefficacité dans la gestion des communications client

Le suivi des interactions avec les clients, qu'il s'agisse d'appels, d'e-mails ou de réunions, est crucial pour maintenir des relations solides. Excel n'offre pas une solution efficace pour suivre ces communications, ce qui peut entraîner une perte d'opportunités et une dégradation des relations. En effet, rien n’est prévu pour la prise de note facile, les rappels de relance, les mentions d’attention particulière…Toutes ces choses qui font une vraie différence dans la construction d’une relation client stable. Un logiciel CRM permet une gestion centralisée des communications et échanges client pour une approche plus personnalisée et pérenne dans le temps.

collaboration d'équipe

Efficacité dans la collaboration d’équipe

Manque d'accessibilité et de collaboration

La collaboration entre les membres de l'équipe est essentielle pour le succès d'un cabinet d'assurance. Cependant, avec Excel, la collaboration en temps réel est limitée, voire très compliquée, ce qui peut entraîner des retards dans la prise de décision et la coordination des actions. Il est par exemple très difficile de notifier un collègue dans le cadre d’un projet client, ou bien de programmer des rappels qui concernent tous les membres de l’équipe. Un logiciel CRM offre une plateforme centralisée permettant une collaboration fluide et en temps réel entre chaque collaborateur de l'équipe.

Absence d'automatisation et de suivi des tâches

Excel nécessite une saisie manuelle des données et des mises à jour fréquentes.  Cela peut entraîner des erreurs humaines, des oublis de tâches importantes et une perte de temps considérable. De plus, à moins de vraiment aimer les tâches très chronophages, votre temps pourrait être optimisé de manière bien plus efficace. Un logiciel CRM offre des fonctionnalités d'automatisation qui simplifient les processus répétitifs, permettant ainsi aux courtiers de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée comme la relation client par exemple.

Manque d’ergonomie

On ne va pas se mentir, un tableau excel n’est pas très agréable à manipuler. On aura beau faire, rien ne remplace une jolie interface. C’est d’ailleurs prouvé : L'efficacité avec laquelle les courtiers peuvent accomplir leurs tâches dépend largement de l'ergonomie de l'interface. 

La gestion optimale des données

Difficulté à assurer la sécurité des données

La sécurité des données est une préoccupation majeure dans le secteur de l'assurance. Or, Excel ne fournit pas des fonctionnalités robustes pour sécuriser les informations sensibles. Les risques de perte de données, de fuites d'informations confidentielles et d'accès non autorisé sont accrus lorsque l'on dépend d'un simple fichier Excel. Un bon CRM a l’avantage de garantir la sécurisation des données, lié notamment aux normes européennes. Lya Courtage a été conçue dans le respect des normes imposées par le RGPD, avec les mesures de sécurité et de gestion de données qu’elles impliquent. Lors de votre choix de logiciel, n’hésitez pas à vous faire confirmer ce point.

Difficulté à Analyser les Données

L'analyse des données est cruciale pour comprendre les tendances du marché, les comportements des clients et identifier de nouvelles opportunités. Excel peut être limité en termes de capacités analytiques, rendant difficile l'obtention d'informations exploitables à partir de la base de données client. L'outil CRM utilise des logiciels de traitement, d’analyse et de mise en forme des données, afin de proposer aux courtiers une présentation lisible et compréhensible de tous les éléments qu’ils souhaitent analyser. Et ce, sans avoir à payer de licence supplémentaire de logiciel. Les données sont présentées sous forme de rapports, qui présentent les résultats et les analyses de la meilleure façon possible pour le courtier. Ces rapports peuvent comporter différents indicateurs afin de proposer une analyse complète des données disponibles du courtier.

analyse de données

Ce service doit impérativement être sécurisé et confidentiel afin que le courtier n’ait pas accès aux données d’un autre utilisateur de l’outil CRM.

Pour terminer, la base de données client sur Excel présente des lacunes majeures qui peuvent entraver la croissance et le succès d'un cabinet d'assurance. Pour les courtiers cherchant à développer leur entreprise de manière structurée et pérenne, l'adoption d'un logiciel CRM apparaît être la meilleure solution. 

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Photos de Mika Baumeister, John Schnobrich, Markus Winkler

 

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